Om verspreidopdrachten te kunnen mailen dienen er een aantal stappen gedaan te worden.
E-mailadres ontvanger registreren
Ga naar de pagina: Verspreiders
Zoek en selecteer de verspreider waar het e-mailadres bij geregistreerd moet worden. Klik op bewerken.
Vul bij “E-mailadres verspreidopdrachten” het e-mailadres van de ontvanger(s) in.
Wil je meerdere ontvangers registreren, plaats dan een puntkomma tussen de e-mailadressen. (Voorbeeld: info@ontvanger.nl; tweede@ontvanger.nl)
Klik vervolgens op bijwerken.
Sjablonen aanmaken
Ga naar de pagina: Sjablonen
Er zijn drie sjabloontypes voor de verspreidopdrachten, te weten:
- Verspreidopdracht – Nieuw: Verstuurd een nieuw ingeplande offerte en/of verspreidorder
- Verspreidopdracht -Aangepast: Verstuurd een update van de verspreidorder als er een gebied is aangepast.
- Verspreidopdracht – Geannuleerd: Verstuurd een annulering indien de opdracht uit de verspreiding is gehaald.
Voor voorbeeldteksten kun je kijken naar de voorbeeldsjablonen.
Maak van alle drie de types een sjabloon aan en sla deze op.
Instellingen koppelen
Nadat je bij de verspreiders de ontvangers hebt toegevoegd en de sjablonen hebt aangemaakt kunnen ze gekoppeld worden.
Ga hier voor naar de pagina: Administraties
Selecteer je administratie en ga naar het tabblad: Communicatie
Kies vervolgens het tabblad: Offertes/orders
Klik op bewerken
Koppel de net aangemaakte sjablonen op de juiste plek.
Klik vervolgens op bijwerken.
Als je de verspreidopdrachten automatisch wilt versturen dan kun je bij deze instellingen het vinkje aanzetten bij: Verspreidorders automatisch e-mailen naar de verspreider. Spread-IT zal vervolgens na een uur de sjablonen versturen. Zo heb je nog tijd om eventuele aanpassingen, zoals inkoopprijzen enz. aan te passen in de verspreidorder.