Algemeen
Om vanuit Spread-IT digitaal te kunnen factureren moeten er een aantal parameters ingesteld worden. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe je het digitaal factureren kunt activeren.
E-mailsjabloon aanmaken
Allereerst maak je een e-mailsjabloon aan voor de facturering. Dit wordt het sjabloon wat standaard gebruikt gaat worden bij het versturen van de factuur.
Voor een uitgebreide uitleg over het aanmaken van een sjabloon verwijzen we je naar het artikel: Een sjabloon aanmaken.
In dit artikel wordt ook uitgelegd hoe je met parameters je sjabloon interactief kan maken.
Ga naar de pagina: “Sjablonen”.
- Naam: De interne omschrijving voor de factuure-mail.
- Type: Kies hier Factuur – Email
- CC: vul hier de e-mailadressen in die een cc moeten krijgen. Gebruik een ; als je meerdere e-mailadressen wilt toevoegen.
- BCC: vul hier de e-mailadressen in die een cc moeten krijgen. Gebruik een ; als je meerdere e-mailadressen wilt toevoegen.
- Titel: Dit wordt het onderwerp van de e-mail. Gebruik hier eventueel parameters voor om bijv. het factuurnummer en de debiteurnaam mee te geven in het onderwerp.
- Body: Hier vul je de tekst in met eventueel het gebruik van de parameteropties.
Klik vervolgens op toevoegen.
Wil je de factuur als bijlage toevoegen, gebruik dan niet de parameter docFactuurPdf. Dit zorgt ervoor dat de factuur niet als downloadlink maar als bijlage wordt toegevoegd.
E-mailsjabloon koppelen
Nadat het sjabloon is aangemaakt moet deze gekoppeld worden. Ga hiervoor naar de pagina: “Administraties”.
Selecteer de administratie en ga naar het tabblad communicatie. Vervolgens ga je naar het tabblad sjablonen, hier selecteer je het e-mailsjabloon en klik je op toevoegen.
Afzender instellen
Spread-IT moet de e-mail namens een specifiek e-mailadres versturen. Dit kan je instellen via de pagina: “Administraties”.
Selecteer de administratie en ga naar het tabblad communicatie. Onder het tabblad algemeen zie je een kopje e-mailafzenders.
Klik op bewerken en vul het juiste e-mailadres in bij “Afzender e-mail facturering”. Klik vervolgens op bijwerken.
Debiteur digitaal factureren activeren
Bij de debiteur moet het digitaal factureren geactiveerd worden. Dit doe je via de pagina: “Debiteuren”.
Zoek de desbetreffende debiteur op en selecteer deze rechts achteraan. Vervolgens kan je links onderaan op bewerken klikken.
Ga naar het kopje Factuuradres, hier vind je alle instellingen m.b.t. de facturering. Vul een e-mail Factuur in en zet het vinkje digitaal factureren aan.
Klik vervolgens op bijwerken.
Je hebt digitaal factureren geactiveerd. Mocht je nog verdere vragen hebben, dan kun je contact met ons opnemen.